第一章   总   则

　　第一条  协同办公系统（OA）（以下简称“0A系统”）是覆盖学院各部门的综合性信息管理系统，是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分，是实现自动化办公的基础平台。对于提高全院工作效率和管理水平、建立节约型校园具有重要意义。为保障本系统安全、高效、规范的运行，特制定本办法。

　　第二条  本系统的运行坚持优化办公流程、提高办公效率、降低管理成本的原则，以实现学院移动（远程）办公、资源共享、高效快捷的现代化办公模式为目的。

　　第三条 本系统功能包括:公文流转、通知公告、协同审批、知识中心、信息共享、工作安排、互动沟通等。目前主要解决通知、公告、移动（远程）办公、流程审批、会议室预约等事项。

　　第四条 本办法适用于全学院在职职工。

　　第二章  管理机构与职责

　　第五条 本系统的运行由学院集中统一管理。网络与信息化中心是本系统的主要运维管理部门，实施对本系统的应用、运行管理、组织机构和人员信息调整等管理工作。各部门指定人员负责本相关信息收发、日常管理等工作。

　　第六条 党委办公室和院长办公室指定专人作为管理员，负责系统的日常管理与监督，对信息发布及各部门的日常使用进行审核、监管，指导各使用单位操作0A系统工作流程，对违规使用应及时进行处置。并对0A系统中产生的电子公文及其它电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。需要技术支持的，由网络与信息化中心进行协助。

　　第七条 网络与信息化中心指定专人作为系统管理员，负责本系统基础数据的设置、数据备份、网络接入维护、人员权限设置管理等工作，负责保障系统正常运行和技术支持与维护。

　　第八条 各二级单位设信息管理员1名，负责本系统知识中心指定板块的信息发布，并履行相关告知、文件传阅存档等职责。

　　第三章  运行机制

　　第九条  通过本系统发布的各类信息和公文，与纸质文件具有同等效力。各用户应遵守本系统的相关管理规定，掌握本系统的操作方法。在使用本系统处理办公业务时，应遵守以下规定:

　　（一）员工上班期间要及时登录OA系统，对于系统中领导安排的工作、需协同处理的工作、需签字并转发的文件等各项工作及时处理，不得延误。

　　（二）按规定应使用本系统的人员，特别是二级信息管理员如因出差、请假等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。

　　（三）不得在本系统上发布与工作无关的公告或讨论;一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私，严禁在讨论区发布私人信息。

　　第十条 信息发布

　　（一）OA系统所涉及的各种公文的处理按照学院公文处理的有关规定办理。

　　(二) OA系统发布信息的范围：

　　1.学院党委文件；

　　2.学院行政文件；

　　3.各职能部门的文件、会议通知、工作安排通知；

　　4.学院工作信息；

　　5.各部门上报的请示、报告、工作信息；

　　6.可以在OA系统上发布的其他信息；

　　7.在0A系统上严禁发布涉密信息。

　　(三)学院各部门只能以本部门的名义发布文件和信息，以“中共bwin必赢委员会”名义发布的文件和信息由党委办公室负责审核发布，以“bwin必赢”名义发布的文件和信息由院长办公室负责审核发布。

　　（四）各部门在0A系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核，各部门领导必须严格审核拟在0A系统中发布的信息，对发布的信息的政策性、可靠性和严肃性负责。

　　（五）部门发布的通知，经部门领导审核后，可在本系统“公共信息”上发布；不需全体人员阅知的事项，可选定发布范围，在“信息共享”中向选定的人发布。

　　（六）收文时需先签收，再进行相关操作，根据文件要求及领导批示发送给相应的后续节点人员。

　　第十一条 线上审批

　　（一）线上审批的制作。由审批对应的归口部门向网络与信息化中心提出申请，由网络与信息化中心统一制作。

　　（二）线上审批的发布。在网络与信息化中心制作完成后，由归口部门组织测试。在线上审批符合使用要求后，归口部门应报所属分管院领导审批，审批同意后由网络与信息化中心向目标受众发布该线上审批，归口部门应向院内正式发文公告。

　　第十二条  信息的接收、处理

　　(一)教职工从0A系统上发布、接收和处理的电子公文、线上审批、协同办公等与纸质文件具有同等效力，应按要求及时办理。

　　(二)教职工在工作日时间内，必须保证每天及时签收信息，以保证办公信息的正常流转。

　　(三)各部门信息管理员要将收到的信息及时告知本部门领导，并及时批阅处理。

　　第十三条 员工入职时，由人事处提供入职员工信息，由网络与信息化中心系统管理员负责为员工设置OA个人账号，并培训新入职员工使用OA系统。员工岗位变动，由人事处负责通知网络与信息化中心对员工在OA系统中的账号及权限范围进行调整。员工离职后，由人事处负责通知网络与信息化中心，网络与信息化中心系统管理员负责及时停用离职员工帐号。

　　第四章   安全管理

　　第十四条 使用本系统应严格执行国家有关法律、法规，遵守学院的规章制度。

　　第十五条 本系统中严禁流转涉密电子公文。

　　第十六条 所有用户向本系统上传送的资料须先通过杀毒软件扫描，以防病毒在本系统中传播。若因用户上传有病毒文件导致OA系统遭受损失，将追究用户本人责任。

　　第十七条 本系统用户实行实名制，通过用户名和密码进行身份管理和认证，其在系统中以该用户身份签署或反馈意见、阅读等相关记录代表该用户本人及所在岗位已知晓。

　　第十八条 使用人员首次登录系统应及时更换密码，应注意对密码的保护，不得泄露给他人，同时根据需要及时更换。因密码泄露造成的一切后果由本人负责。

　　第五章   附   则

　　第十九条  本系统涉及使用的电子印章和个人签名应符合国家的电子签名管理办法，一经认可并在本系统上使用，则具有同等法律效力。任何人采用非法手段攻击网络或盗用电子印章和个人签名的，学院和受害人将按有关程序追究其法律责任。

　　第二十条　本办法从下发之日起执行。

　　第二十一条  本办法由网络与信息化中心负责解释。